Jak funguje on line účetnictví a outsourcing mezd?

Účetnictví přes internet je určeno pro každého, pro malé i velké společnosti, pro OSVČ i pro firmy, pro lokální společnosti i nadnárodní společnosti. Vedení účetnictví přes internet umožňuje rozlišovat různé účetní funkce, podle toho jakou roli a jaká data uživatel potřebuje. To může v úvodu vypadat trošku komplikovaně. Nicméně s klienty pracujeme tak, aby došlo k co největšímu zjednodušení celého procesu. Finální standardizovaný postup je pravidelně měřen a kontrolován. Internetové účetnictví je možné využívat z jakéhokoliv PC s přístupem na internet 24 hodin a 7 dní v týdnu. Nepotřebujete investovat do žádného speciálního software. Proto přináší internetový outsourcing účetnictví lepší výsledky, levnější a lépe zabezpečené. Jedná se o mhohem efektivnější způsob vedení účetnicví než využívání interních účetních, interního software a „mostů“ do lokálních sítí.

Krok č.1 – Identikace a rozlišení účetnictví versus vkládání dat.

VKLÁDÁNÍ DAT – Tyto aktivity jsou běžně realizovány každý den a různou formou. Obvykle jsou doklady předávány účetnímu, který je vkládá do účetního software. Nejčastěji data zahrnují generování odběratelských faktur, zapisování přijatých faktur, vytváření příkazů k úhradě, vkládání bankovních výpisů a vedení pokladny.
S naším software pro internetové účetnictví nevyžadují tyto aktivity znalost vedení účetnictví. Náš software a nastavené postupy umožňují vkládání dat mnohem jednodušší formou než u běžného software. Pokud člověk využívá MS Excel, lze data do naší aplikaci přímo importovatcož je mnohem jednodušší než klasické přepisování.
Pokud to jde, snažíme se využívat importy a exporty dat z jiných systémů, především z banky.
 

VEDENÍ  ÚČETNICTVÍ – Zahrnuje především kontrolu vložených dat. Následně proběhne generování účetních dokladů pro každou zadanou položku a jejich odeslání do hlavní knihy. Dále zajišťujeme evidenci pohledávek, závazků, záloh a párování plateb, přípravu finančních reportů, vyhodnocování dosažených finančních výsledků a jejich porovnávání s plánem
Součástí našich služeb je zajišťování hladkého chodu systému, pravidelná příprava příkazů k úhradě a podobně. Naši konzultanti zabezpečují efektivní a řádné vkládání dat, udržují kontakt s lidmi, kteří vkládají data a odpovídají na jejich případné dotazy. Garantují, že finanční reporty, daně a jednání se státními úřady audity jsou řádně zrealizovány.

Krok č.2 – Rozhodnutí, kde jsou data vkládána
Je to velmi flexibilní. Data mohou být vkládána přímo v dané firmě, externě nebo se může jednat o kombinaci z různých externích míst. Často přijaté a vydané faktury jsou realizovány přímo ve firmě, bankovní a platební příkazy k úhradě jsou realizovány na centrále firmy a zbývající účetní úkony externím účetním. Vše je vždy přizpůsobeno potřebě a konkrétním požadavkům klienta. Vyžadují-li to změny ve stavu zaměstnanců nebo situace na trhu, nastavení je možné kdykoliv jednoduše změnit.

Krok č.3 – Kdo bude co dělat
Díky flexibilnímu řešení internetového účetnictví je možné také rozhodnout, kdo bude vykonávat jaké úkony. Například, obchodník může vytvořit fakturu, ale pouze účetní může vložit nového dodavatele a klienta. Jiný příklad, pokladní může vložit výpisy z banky a připravit příkaz k úhradě, ale nemůže vložit faktury k zaplacení nebo upravit účet odběratele. Dále je možné přizpůsobit každému uživateli jeho přístupová práva a rozsah zobrazení informací

a) IMPORT A EXPOT DAT

Import nebo export dat je mnohem efektivnější než jejich ruční vkládání. Naše internetové účetnictví umožňuje export většiny dat do MS Excel. Aplikace vytváří příkazy k úhradě, které mohou být exportovány do většiny aplikací internetového bankovnictví. Software pro internetové bankovnictví umožňuje importovat data v CVS formátu. Data, která můžeme importovat, zahrnují: banku (v různých formátech dle konkrétní banky), pokladnu, přijaté a vydané faktury, informace o zákaznících a o dodavatelích, produkty, tabulku účtů, plán a reálný odhad výsledku (tzv. forcast)

b) INTERNÍ ZAMĚSTNANEC VERSUS EXTERNÍ ASISTENT
Jak už jsme zmínili na této webové stránce, naše řešení umožňuje maximální flexibilitu co do lokality a rozsahu prací ze strany zaměstnanců. Vše může být různě měněno i v průběhu spolupráce. Například pokud vkládá data zaměstnanec firmy a onemocní, pak vkládání dat může být zajištěno externím pracovníkem účetní firmy. Klíčové je najít pro každou firmu nejvíce praktické a cenově optimální řešení. Pokud jde firmě o co nejnižší náklady, může realizovat více aktivit než jen vkládání dat. Pokud se chce firma soustředit na svůj hlavní předmět podnikání a nechce se zatěžovat otázkami okolo vedení účetnictví, může vkládat pouze nejnutnější / nejefektivnější minimum – vše je flexibilní. Kdokoliv může vkládat data odkudkoliv, pokud je počítač připojen na internet.